电子公牍是指各地域、各部分经过由国务院办公厅一致设置装备摆设的电子公牍传输体系处置后构成的具有标准款式的公牍的电子数据。
要对峙高技能的设计准绳。便是电子公牍处置体系设计应接纳今世先辈、实用的软件编辑技能和流程，并要充实思索与盘算机硬件体系的婚配、与电子当局其他运转体系的兼容。要
对峙智能化的设计准绳。便是电子公牍处置体系要完成质料收罗、笔墨图像输出、款式天生、考核流程、通报发送、审批署名、整理归档、限时操持、来文提醒、退文警示多节点、全过
程的主动化。要对峙便捷式的设计准绳。便是本着电脑为人办事的头脑来设计公牍处置流程和操纵方法。
要接纳片面相同的处置步伐。便是上下左右全方位相同，互相婚配。收文、办文、核稿、送审、签发、存档等各个关键同处一个体系，既能收得了、发得出，又能改得了、退得回；
既能在牢固场合处置公牍，又能在活动中从事公牍处置，真正完成公牍处置的“无纸化”和“无址化”。同时，还应思索到公牍信息公然的必要，设计预留与互联网毗连的功效。要接纳
主动天生的处置步伐。便是完成公牍款式主动天生。一是行政构造各种文种款式的主动天生。二是16个款式要素的主动天生。
要接纳高效运作的处置步伐。便是多功效高效运作。在收文阶段，秘书部分对来自多方位的公牍，经过盘算机对注销、分发、阅审、操持、归档五个关键主动举行表现、排序、盘问
和流程跟踪。在办文阶段，办文处室经过盘算机对秘书处等有关处室、下级向导和有关部分传来的办件，举行拟稿、考核、会签、签发，并对办文历程举行流程跟踪监控。在发文阶段，
使用政务网完成全方位传送。在归档阶段，盘算机依照档案部分的划定创建数据库，可以按年度、性子、文号、主题词举行多种归档、盘问处置。在各阶段事情关键上，设计错件追回、
事情移交、事情受权等功效。
要到达陈迹保存的技能要求。盘算机对进入公牍处置主动化体系举行操纵的一切职员的事情日期、工具和操纵历程、拟稿和修正的内容举行全历程的跟踪和记载，主动记载其修正陈迹。
要到达全程监控的技能要求。上一级向导和有关职员经过盘算机可以随时掌握流程中文秘职员的事情工夫、修正内容，举行全历程监控和盘问。
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